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Vous signez les contrats de leasing et vous validez le budget de la flotte : la décision de fin de contrat vous revient. Un matin, un e-mail du loueur vous prévient que le leasing de la voiture du responsable commercial arrive à son terme. Restituer le véhicule, prolonger le contrat ou signer un nouveau leasing ? Pour comparer, vous avez besoin d'informations fiables : la date de préavis, le kilométrage contractuel, le kilométrage réel et l'état du véhicule.
Commence alors la pêche aux informations. Le conducteur pense avoir « un peu dépassé » les kilomètres. Personne ne sait plus si la portière enfoncée l'an dernier a été déclarée. L'état des lieux fait à la livraison reste introuvable. Faute d'avoir ces éléments sous la main, la décision repose sur des données bancales et se prend souvent dans la précipitation.
Vous découvrirez en fin d'article comment Senzy rassemble ces informations sur une seule fiche véhicule.
La Norme Renta : la règle commune de la restitution
En Belgique, les sociétés de leasing et de location membres de Renta, la fédération belge des loueurs de véhicules, représentent ensemble plus de 90 % du marché. La Norme Renta fixe, pour les véhicules rendus, quels dommages sont acceptés et lesquels peuvent être facturés. Une nouvelle version, en vigueur depuis le 1er mars 2026, remplace celle de 2015.
À la restitution, un expert examine le véhicule et rédige son rapport selon cette norme. Sur cette base, le loueur décide quels dommages il refacture. La facture finale est en général adressée à l'employeur, qui choisit ce qu'il répercute sur le conducteur (Arval, 18/03/2026).
Les dommages : ce que change la version 2026
Avec cette version, les dommages acceptés se comptent pour l'ensemble du véhicule, et non plus par élément de carrosserie. Les impacts de gravillons de moins de 3 mm ne sont plus retenus. Le kilométrage ne sert plus à juger les dommages : pour une voiture, seul l'âge intervient dans le nombre de dommages tolérés (Arval, 18/03/2026).
| Âge de la voiture | Dommages acceptables, au maximum |
|---|---|
| moins de 12 mois | 0 |
| 12 à 24 mois | 4 |
| 25 à 50 mois | 8 |
| plus de 50 mois | 12 |
Un dommage acceptable est par exemple une rayure plus petite qu'une carte de crédit (8,5 × 5 cm) ou une bosse plus petite qu'une pièce de 2 €. Pour un véhicule électrique, la norme demande aussi au moins 30 % de charge et 100 km d'autonomie restante (Arval). Une version distincte existe pour les utilitaires (Renta).
Contrairement à un sinistre, les petits dommages du quotidien ne sont pas toujours signalés au loueur. Avec le temps, on les oublie, jusqu'à ce que l'expert les pointe du doigt à la restitution. Renseignés au fil du contrat, ils vous laissent le temps de décider s'il vaut la peine de les faire réparer avant de rendre le véhicule.
Le kilométrage : un écart à suivre pendant le contrat
Le loyer mensuel dépend notamment du véhicule, de la durée du contrat et du kilométrage prévu à la signature. En fin de contrat, le kilométrage réel peut s'en écarter, dans un sens comme dans l'autre.
Chaque société de leasing fixe ses propres règles pour traiter cet écart. Chez Athlon, par exemple, un écart de moins de 10 % est régularisé en fin de contrat. Au-delà, mieux vaut faire adapter le contrat en cours de route.
Comment préparer la décision
Les conditions de prolongation varient d'un loueur à l'autre, tout comme la date de préavis. Les deux figurent dans votre contrat.
- Notez la date de préavis à côté de la date de fin, et programmez une alerte suffisamment en amont. Adressez-la à la personne qui décide.
- Relevez le compteur à intervalles réguliers et comparez-le au kilométrage prévu, au prorata de la durée écoulée. Si l'écart se creuse, parlez-en au loueur pendant le contrat.
- Rassemblez le dossier du véhicule au même endroit : contrat, état des lieux à la livraison, constats, réparations et leur coût. Il servira de référence face au rapport de l'expert.
Ce que Senzy vous apporte
L'application reprend cette méthode. Dans le module de gestion des contrats, le contrat de leasing se rattache au véhicule et alimente sa fiche. Il suit la date de fin et la date de préavis : une alerte part par défaut 30 jours avant le préavis, au responsable du contrat. Le délai se règle selon vos besoins, pour l'ensemble des contrats de la société.
Sur la fiche du véhicule, chaque relevé kilométrique s'enregistre avec sa date. Si vous donnez au conducteur un accès limité à son véhicule, il saisit lui-même ses relevés. Quand le contrat indique les km annuels et le kilométrage de départ, la fiche projette le kilométrage en fin de contrat à partir des relevés et indique l'écart avec le total prévu au contrat.
L'état des lieux et les constats se joignent à la même fiche. Avec le module incidents, inclus dès la formule Maîtrise, chaque sinistre garde son constat, son numéro et son coût réel. Les équipements et les autres contrats se suivent au même endroit.
Sources : Renta — Contact, FAQ « Qui sont les membres de Renta ? » (« plus de 90 % du marché ») · Renta — À propos · Arval — Nouvelle Norme Renta dans le cadre de la restitution de votre véhicule de leasing (18/03/2026) · Renta — La Norme Renta, version 2026, véhicules utilitaires (PDF) · Athlon — Quelle est l'influence du kilométrage sur votre contrat de leasing ? (30/08/2022). Vérifié le 12 octobre 2026. Les conditions de votre contrat priment : référez-vous à votre loueur.