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Gestion des contrats : échéances, renouvellements, coûts par actif

Assurance, leasing, entretien, licences : chaque contrat relié aux biens qu’il couvre, avec son statut calculé et ses rappels.

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Gestion de bâtiments
Contrats d’entretien des chaudières, ascenseurs et extincteurs, reliés à chaque installation, avec le préavis surveillé.
PME de services
Leasings de véhicules et de matériel informatique, licences logicielles et assurances, sans reconduction tacite subie.
Construction
Locations d’engins et assurances de la flotte, reliées aux véhicules qu’elles couvrent.

Le problème

Sans outil, voilà ce qui arrive

Le contrat d’entretien s’est reconduit tacitement.
Pour un an : la date de préavis était passée de trois jours.
Combien coûte réellement ce véhicule ?
Le leasing est dans un contrat, l’assurance dans un autre, et rien n’est rapproché.
Le fournisseur demande le numéro de police d’assurance.
Il est dans un PDF envoyé en pièce jointe il y a deux ans.

La solution

Ce que Senzy fait

Huit types de contrats, un seul endroit

Service, fourniture, leasing, location, assurance, garantie, licence logicielle et autre : fournisseur, dates, préavis, coût et documents sur une fiche, avec le journal des modifications.

Un statut qui se calcule tout seul

Non démarré, en attente, actif, expire bientôt, expiré, sans durée définie, archivé : le statut découle des dates, jamais d’une saisie oubliée.

Relié aux biens qu’il couvre

Liez le contrat aux véhicules, appareils, installations ou équipements concernés. Une assurance alimente la fiche du véhicule, un leasing verrouille son mode d’acquisition, une garantie fixe l’expiration de l’appareil.

Le coût réparti par actif

Saisissez un coût mensuel ou total, répartissez-le en parts égales ou à la main entre les actifs liés : chaque fiche affiche ce que le contrat lui coûte.

Préavis et rappels

La date de préavis fait passer le contrat en « expire bientôt ». Deux emails, réglables séparément : expiration à venir (30 jours avant par défaut) et contrat expiré, envoyés au responsable du contrat.

Archiver sans supprimer

Un contrat terminé s’archive : il sort de la vue courante, ne déclenche plus aucune notification, et reste consultable avec son historique.

Première page du PDF, cliquer pour agrandir

Le document que vous envoyez

La fiche contrat et ses actifs couverts

Exportée depuis la fiche du contrat : fournisseur, responsable, dates, coût et la liste des actifs couverts, pour préparer un renouvellement ou une revue annuelle.

Nom, type, fournisseur, responsable et description
Début, fin et durée du contrat
Périodicité et coût mensuel
Actifs liés, ici les quatre véhicules assurés

Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.

Questions fréquentes

Le statut d’un contrat se choisit-il à la main ?

Non, il est calculé depuis les dates de début, de fin et de préavis. Seul l’archivage est une action manuelle, et il est réversible.

Comment gérer un contrat reconduit tacitement ?

Laissez la date de fin vide : le contrat passe « sans durée définie ». Renseignez la date de préavis pour être alerté avant la reconduction.

Quand part l’alerte d’expiration ?

Par défaut 30 jours avant la date de préavis si elle est renseignée, sinon avant la date de fin, au responsable principal du contrat. Une relance part après l’expiration si rien n’a été fait.

Les contrats comptent-ils dans mon plafond de ressources ?

Non. Les contrats sont illimités sur tous les plans ; seuls les biens physiques comptent dans le plafond.

Qui voit les données de ce module ?

Les droits se règlent module par module, indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. En mode « Mes données », un employé ne voit que les contrats dont il est responsable, en lecture seule.

Peut-on limiter l’accès par site ?

Oui. Pour chaque utilisateur, un administrateur peut limiter la portée à un ou plusieurs sites : la personne ne voit alors que les contrats de ces sites, en plus de ceux dont elle est responsable. Sans restriction, elle voit l’ensemble, et un administrateur n’est jamais restreint.

Le nombre d’utilisateurs est-il limité ?

Non, les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.

Fonctionnalités détaillées

Voir les 12 fonctionnalités

Huit types : service, fourniture, leasing, location, assurance, garantie, licence logicielle, autre
Statut calculé automatiquement depuis les dates : non démarré, en attente, sans durée définie, actif, expire bientôt, expiré, archivé
Contrats permanents ou reconduits tacitement : il suffit de laisser la date de fin vide
Responsable principal et secondaires, fournisseur issu d’un référentiel partagé
Actifs liés selon le type : véhicules, appareils, installations, équipements, lignes téléphoniques
Champs des fiches alimentés par le contrat : assurance, leasing, location, garantie
Coût par mois ou total, durée déduite des dates, répartition automatique ou manuelle par actif
Date de préavis, statut « expire bientôt », alertes email « expiration à venir » et « contrat expiré »
Fins de contrat et préavis repris dans le module Échéances
Documents joints, historique des modifications avec auteur et date
Archivage réversible, duplication sans les dates
Import Excel ou CSV avec gabarit, export CSV, rapport Contrats

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