Gestion des contrats : échéances, renouvellements, coûts par actif
Assurance, leasing, entretien, licences : chaque contrat relié aux biens qu’il couvre, avec son statut calculé et ses rappels.
Sans outil, voilà ce qui arrive
Le contrat d’entretien s’est reconduit tacitement pour un an : la date de préavis était passée de trois jours.
Combien coûte réellement ce véhicule ? Le leasing est dans un contrat, l’assurance dans un autre, et rien n’est rapproché.
Le fournisseur demande le numéro de police d’assurance ; il est dans un PDF envoyé en pièce jointe il y a deux ans.
Ce que Senzy fait
Huit types de contrats, un seul endroit
Service, fourniture, leasing, location, assurance, garantie, licence logicielle et autre : fournisseur, dates, préavis, coût et documents sur une fiche, avec le journal des modifications.
Un statut qui se calcule tout seul
Non démarré, en attente, actif, expire bientôt, expiré, sans durée définie, archivé : le statut découle des dates, jamais d’une saisie oubliée.
Relié aux biens qu’il couvre
Liez le contrat aux véhicules, appareils, installations ou équipements concernés. Une assurance alimente la fiche du véhicule, un leasing verrouille son mode d’acquisition, une garantie fixe l’expiration de l’appareil.
Le coût réparti par actif
Saisissez un coût mensuel ou total, répartissez-le en parts égales ou à la main entre les actifs liés : chaque fiche affiche ce que le contrat lui coûte.
Préavis et rappels
La date de préavis fait passer le contrat en « expire bientôt ». Deux emails, réglables séparément : expiration à venir (30 jours avant par défaut) et contrat expiré, envoyés au responsable du contrat.
Archiver sans supprimer
Un contrat terminé s’archive : il sort de la vue courante, ne déclenche plus aucune notification, et reste consultable avec son historique.
Fonctionnalités détaillées
- Huit types : service, fourniture, leasing, location, assurance, garantie, licence logicielle, autre
- Statut calculé automatiquement depuis les dates : non démarré, en attente, sans durée définie, actif, expire bientôt, expiré, archivé
- Contrats permanents ou reconduits tacitement : il suffit de laisser la date de fin vide
- Responsable principal et secondaires, fournisseur issu d’un référentiel partagé
- Actifs liés selon le type : véhicules, appareils, installations, équipements, lignes téléphoniques
- Champs des fiches alimentés par le contrat : assurance, leasing, location, garantie
- Coût par mois ou total, durée déduite des dates, répartition automatique ou manuelle par actif
- Date de préavis, statut « expire bientôt », alertes email « expiration à venir » et « contrat expiré »
- Fins de contrat et préavis repris dans le module Échéances
- Documents joints, historique des modifications avec auteur et date
- Archivage réversible, duplication sans les dates
- Import Excel ou CSV avec gabarit, export CSV, rapport Contrats
Première page du PDF, cliquer pour agrandir
La fiche contrat et ses actifs couverts
Exportée depuis la fiche du contrat : fournisseur, responsable, dates, coût et la liste des actifs couverts, pour préparer un renouvellement ou une revue annuelle.
- Nom, type, fournisseur, responsable et description
- Début, fin et durée du contrat
- Périodicité et coût mensuel
- Actifs liés, ici les quatre véhicules assurés
Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.
Qui voit quoi
Comme chaque module de Senzy, Gestion des contrats a ses propres droits, réglés indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. Les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.
En mode « Mes données », un employé ne voit que les contrats dont il est responsable, en lecture seule.
Voir la FAQ des tarifsPour qui
Contrats d’entretien des chaudières, ascenseurs et extincteurs, reliés à chaque installation, avec le préavis surveillé.
Leasings de véhicules et de matériel informatique, licences logicielles et assurances, sans reconduction tacite subie.
Locations d’engins et assurances de la flotte, reliées aux véhicules qu’elles couvrent.
Questions fréquentes
Le statut d’un contrat se choisit-il à la main ?
Non, il est calculé depuis les dates de début, de fin et de préavis. Seul l’archivage est une action manuelle, et il est réversible.
Comment gérer un contrat reconduit tacitement ?
Laissez la date de fin vide : le contrat passe « sans durée définie ». Renseignez la date de préavis pour être alerté avant la reconduction.
Quand part l’alerte d’expiration ?
Par défaut 30 jours avant la date de préavis si elle est renseignée, sinon avant la date de fin, au responsable principal du contrat. Une relance part après l’expiration si rien n’a été fait.
Les contrats comptent-ils dans mon plafond de ressources ?
Non. Les contrats sont illimités sur tous les plans ; seuls les biens physiques comptent dans le plafond.
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