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Habilitations et compétences : qui est autorisé, jusqu’à quand

Un référentiel, une matrice employés × compétences, des alertes avant expiration : la conformité sans tableur ni post-it.

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Vue d’ensemble des compétences d’une société de démonstration : compteurs (attributions, valides, expirent bientôt, expirées), filtres et table employé × compétence avec statut, date d’expiration et dernière acquisition.

Vue d’ensemble des compétences d’une société de démonstration : compteurs (attributions, valides, expirent bientôt, expirées), filtres et table employé × compétence avec statut, date d’expiration et dernière acquisition.

Le problème

Sans outil, voilà ce qui arrive

Le VCA d’un ouvrier a expiré il y a deux mois ; personne ne l’a vu avant l’audit.

Un nouvel arrivant conduit le chariot élévateur, mais son certificat est-il valide ? La réponse est dans un classeur, sur un autre site.

Le tableau des habilitations est tenu à la main par le responsable QHSE, et chaque départ ou embauche le rend faux.

La solution

Ce que Senzy fait

01

Le référentiel de vos compétences

Chaque compétence porte un nom, une catégorie, un caractère réglementaire ou non et une validité par défaut (de 1 à 120 mois) qui calcule l’expiration de chaque acquisition.

Onglet Référentiel du module Compétences : CACES, conduite de nacelle, habilitation électrique BA5, secouriste, travail en hauteur et manutention, avec le badge Réglementaire, la validité par défaut et le nombre d’employés.

Onglet Référentiel du module Compétences : CACES, conduite de nacelle, habilitation électrique BA5, secouriste, travail en hauteur et manutention, avec le badge Réglementaire, la validité par défaut et le nombre d’employés.

02

La matrice employés × compétences

Une vue d’ensemble de toute la société : acquise, expire bientôt, expirée, révoquée. Quatre compteurs filtrent le tableau au clic.

Vue d’ensemble filtrée sur « Expirent bientôt » : deux habilitations d’un technicien arrivent à échéance dans le mois.

Vue d’ensemble filtrée sur « Expirent bientôt » : deux habilitations d’un technicien arrivent à échéance dans le mois.

03

Attribuer sans passer par une formation

« Jean a le VCA, valable jusqu’au 12/03/2028 » s’enregistre en une saisie, depuis la fiche employé ou par attribution groupée à plusieurs personnes.

Fenêtre d’attribution groupée : compétence Secouriste, date d’acquisition, expiration calculée depuis la validité par défaut, et la liste des employés avec ceux déjà titulaires grisés.

Fenêtre d’attribution groupée : compétence Secouriste, date d’acquisition, expiration calculée depuis la validité par défaut, et la liste des employés avec ceux déjà titulaires grisés.

04

Des compétences exigées par ressource

Marquez une compétence comme exigible pour un type de véhicule, d’appareil ou d’équipement. Attribuer une ressource à quelqu’un qui n’est pas habilité affiche un avertissement, et l’outrepassement est tracé avec son motif.

Modification d’une nacelle : l’attribution à un employé qui ne détient pas « Conduite de nacelle (PEMP) » déclenche un avertissement réglementaire, avec motif, demande de formation et confirmation explicite.

Modification d’une nacelle : l’attribution à un employé qui ne détient pas « Conduite de nacelle (PEMP) » déclenche un avertissement réglementaire, avec motif, demande de formation et confirmation explicite.

05

Alertes et échéances

Les expirations alimentent le module Échéances, la frise du tableau de bord et l’alerte email « Compétence arrivant à expiration », sur tous les plans.

Module Échéances filtré sur les compétences : expirations passées et à venir par employé, avec le délai restant et le statut.

Module Échéances filtré sur les compétences : expirations passées et à venir par employé, avec le délai restant et le statut.

06

Le rapport de conformité

Couverture par compétence, expirations à 30, 60 et 90 jours, non-conformités actives, outrepassements des 90 derniers jours et écarts par rapport aux profils de poste.

Rapport Conformité : habilitations à titulaire unique ou sans titulaire, non-conformités, expirations sous 30 jours, écarts de profil, et la couverture de chaque habilitation réglementaire.

Rapport Conformité : habilitations à titulaire unique ou sans titulaire, non-conformités, expirations sous 30 jours, écarts de profil, et la couverture de chaque habilitation réglementaire.

Fonctionnalités détaillées

  • Référentiel de compétences : nom unique, catégorie, caractère réglementaire, validité par défaut de 1 à 120 mois
  • Vue d’ensemble : matrice employés × compétences de toute la société, filtres par catégorie et par statut
  • Quatre statuts d’acquisition : acquise, expire bientôt (moins de 30 jours), expirée, révoquée
  • Attribution individuelle depuis la fiche employé ou attribution groupée à plusieurs employés
  • Renouvellement qui conserve l’historique, révocation motivée, journalisation de chaque écriture
  • Compétences exigées par type de ressource ou en propre sur une fiche : véhicule, appareil, équipement
  • Avertir sans interdire : attribution possible malgré un manque, avec outrepassement tracé (motif, auteur, état)
  • Profils de compétences décrivant l’attendu d’un poste et montrant ce qui manque à une personne
  • Alertes email « Compétence arrivant à expiration » et « Ressource non conforme »
  • Rapport de Conformité : couverture, expirations à 30, 60 et 90 jours, non-conformités, outrepassements, écarts de profil
  • Pastille de conformité sur les fiches de ressources
  • Permission distincte de celle des formations : un responsable QHSE tient les habilitations sans droit sur les sessions
Première page du rapport Conformité PDF : compteurs d’expirations, origine des habilitations, expirations sous 30 jours, écarts de profil et matrice employés × compétences.

Première page du rapport Conformité PDF : compteurs d’expirations, origine des habilitations, expirations sous 30 jours, écarts de profil et matrice employés × compétences.

Première page du PDF, cliquer pour agrandir

Le document que vous envoyez

Le rapport Conformité, prêt pour l’audit

Exporté depuis Rapports : la situation des habilitations à la date choisie, avec les expirations à venir, les écarts de profil et la matrice employés × compétences.

  • Expirations sous 30, 60 et 90 jours, non-conformités et outrepassements
  • Origine des habilitations : saisie manuelle ou session de formation
  • Personnes en écart de profil et compétences manquantes
  • Matrice employés × compétences avec statut et échéance

Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.

Qui voit quoi

Comme chaque module de Senzy, Habilitations et compétences a ses propres droits, réglés indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. Les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.

La permission « Compétences » se règle à part : « Voir » donne la matrice et le référentiel, « Modifier » ajoute l’attribution, le renouvellement et la révocation. Chaque employé consulte ses propres compétences depuis sa fiche.

Voir la FAQ des tarifs

Pour qui

Construction

VCA, CACES, habilitations électriques et travail en hauteur : qui peut monter sur quelle machine, et jusqu’à quand.

Nettoyage

Habilitations produits chimiques et nacelles pour des équipes réparties chez les clients, avec un rapport prêt pour l’audit.

Industrie

Chariots, ponts roulants et postes sensibles : une compétence exigée par machine, un avertissement à chaque attribution non conforme.

Questions fréquentes

Faut-il le plan Maîtrise pour suivre les habilitations ?

Non. Les compétences et habilitations, les alertes d’expiration et le rapport de conformité sont inclus dans tous les plans. Seule la gestion des formations (catalogue, sessions, demandes) commence au plan Maîtrise.

Senzy peut-il empêcher d’attribuer une machine à quelqu’un qui n’est pas habilité ?

Senzy avertit sans jamais interdire : l’attribution reste possible, mais elle écrit un outrepassement tracé avec son motif, son auteur et l’état des habilitations au moment des faits, visible dans le rapport de conformité.

Comment une habilitation se renouvelle-t-elle ?

Par un renouvellement manuel depuis la fiche employé, qui ajoute une nouvelle acquisition et conserve les précédentes dans l’historique, ou, dès le plan Maîtrise, par la clôture d’une session de formation.

Que devient une compétence que je supprime du référentiel ?

Une compétence encore référencée ne peut pas être supprimée : Senzy nomme ce qui bloque et propose de la désactiver. Elle reste visible sur les fiches qui la détiennent, avec un badge.

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