Habilitations et compétences : qui est autorisé, jusqu’à quand
Un référentiel, une matrice employés × compétences, des alertes avant expiration : la conformité sans tableur ni post-it.
Construction
VCA, CACES, habilitations électriques et travail en hauteur : qui peut monter sur quelle machine, et jusqu’à quand.
Nettoyage
Habilitations produits chimiques et nacelles pour des équipes réparties chez les clients, avec un rapport prêt pour l’audit.
Industrie
Chariots, ponts roulants et postes sensibles : une compétence exigée par machine, un avertissement à chaque attribution non conforme.
Ce que l’audit vous apprendra trop tard
Le VCA d’un ouvrier a expiré.
Il y a deux mois ; personne ne l’a vu avant l’audit.
Un nouvel arrivant conduit le chariot élévateur.
Mais son certificat est-il valide ? La réponse est dans un classeur, sur un autre site.
Le tableau des habilitations est tenu à la main.
Par le responsable QHSE, et chaque départ ou embauche le rend faux.
Ce que Senzy fait
Le référentiel de vos compétences
Chaque compétence porte un nom, une catégorie, un caractère réglementaire ou non et une validité par défaut (de 1 à 120 mois) qui calcule l’expiration de chaque acquisition.
La matrice employés × compétences
Une vue d’ensemble de toute la société : acquise, expire bientôt, expirée, révoquée. Quatre compteurs filtrent le tableau au clic.
Attribuer sans passer par une formation
« Jean a le VCA, valable jusqu’au 12/03/2028 » s’enregistre en une saisie, depuis la fiche employé ou par attribution groupée à plusieurs personnes.
Des compétences exigées par ressource
Marquez une compétence comme exigible pour un type de véhicule, d’appareil ou d’équipement. Attribuer une ressource à quelqu’un qui n’est pas habilité affiche un avertissement, et l’outrepassement est tracé avec son motif.
Alertes et échéances
Les expirations alimentent le module Échéances, la frise du tableau de bord et l’alerte email « Compétence arrivant à expiration », sur tous les plans.
Le rapport de conformité
Couverture par compétence, expirations à 30, 60 et 90 jours, non-conformités actives, outrepassements des 90 derniers jours et écarts par rapport aux profils de poste.
Première page du PDF, cliquer pour agrandir
Le rapport Conformité, prêt pour l’audit
Exporté depuis Rapports : la situation des habilitations à la date choisie, avec les expirations à venir, les écarts de profil et la matrice employés × compétences.
- Expirations sous 30, 60 et 90 jours, non-conformités et outrepassements
- Origine des habilitations : saisie manuelle ou session de formation
- Personnes en écart de profil et compétences manquantes
- Matrice employés × compétences avec statut et échéance
Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.
Questions fréquentes
Faut-il le plan Maîtrise pour suivre les habilitations ?
Non. Les compétences et habilitations, les alertes d’expiration et le rapport de conformité sont inclus dans tous les plans. Seule la gestion des formations (catalogue, sessions, demandes) commence au plan Maîtrise.
Senzy peut-il empêcher d’attribuer une machine à quelqu’un qui n’est pas habilité ?
Senzy avertit sans jamais interdire : l’attribution reste possible, mais elle écrit un outrepassement tracé avec son motif, son auteur et l’état des habilitations au moment des faits, visible dans le rapport de conformité.
Comment une habilitation se renouvelle-t-elle ?
Par un renouvellement manuel depuis la fiche employé, qui ajoute une nouvelle acquisition et conserve les précédentes dans l’historique, ou, dès le plan Maîtrise, par la clôture d’une session de formation.
Que devient une compétence que je supprime du référentiel ?
Une compétence encore référencée ne peut pas être supprimée : Senzy nomme ce qui bloque et propose de la désactiver. Elle reste visible sur les fiches qui la détiennent, avec un badge.
Qui voit les données de ce module ?
Les droits se règlent module par module, indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. La permission « Compétences » se règle à part : « Voir » donne la matrice et le référentiel, « Modifier » ajoute l’attribution, le renouvellement et la révocation. Chaque employé consulte ses propres compétences depuis sa fiche.
Peut-on limiter l’accès par site ?
Pas directement. La portée par site, réglée pour chaque utilisateur, s’applique aux fiches du personnel, aux véhicules, aux équipements, aux contrats et aux tickets. Les compétences se règlent par la permission du module.
Le nombre d’utilisateurs est-il limité ?
Non, les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.
Fonctionnalités détaillées
Voir les 12 fonctionnalitésReplier
- Référentiel de compétences : nom unique, catégorie, caractère réglementaire, validité par défaut de 1 à 120 mois
- Vue d’ensemble : matrice employés × compétences de toute la société, filtres par catégorie et par statut
- Quatre statuts d’acquisition : acquise, expire bientôt (moins de 30 jours), expirée, révoquée
- Attribution individuelle depuis la fiche employé ou attribution groupée à plusieurs employés
- Renouvellement qui conserve l’historique, révocation motivée, journalisation de chaque écriture
- Compétences exigées par type de ressource ou en propre sur une fiche : véhicule, appareil, équipement
- Avertir sans interdire : attribution possible malgré un manque, avec outrepassement tracé (motif, auteur, état)
- Profils de compétences décrivant l’attendu d’un poste et montrant ce qui manque à une personne
- Alertes email « Compétence arrivant à expiration » et « Ressource non conforme »
- Rapport de Conformité : couverture, expirations à 30, 60 et 90 jours, non-conformités, outrepassements, écarts de profil
- Pastille de conformité sur les fiches de ressources
- Permission distincte de celle des formations : un responsable QHSE tient les habilitations sans droit sur les sessions
Aller plus loin
Gestion des formations
De la demande d’un employé à la compétence acquise : le cycle complet d’une formation, relié aux habilitations.
DécouvrirÉquipements et installations
Du chariot élévateur à la chaudière, du portable à la carte SIM : chaque bien a sa fiche, son responsable et sa maintenance.
DécouvrirRapports et tableaux de bord
Ce que vos données disent, sans les recopier : neuf rapports, un tableau de bord, un écran d’échéances.
DécouvrirArticle ·VCA : obligations en Belgique, validité des diplômes, et comment ne pas le découvrir trop tard
Formation sécurité obligatoire sur chantier, VCA exigé par les clients, diplômes valables 10 ans : ce qu'un gérant doit savoir et comment suivre les validités.
Lire l'articleSoyez prêt le 4 janvier
Réservez votre accès : vous recevrez votre lien d'inscription le 4 janvier. Les 10 premiers clients en formule mensuelle paient 30 % de moins pendant un an.
Ouverture des inscriptions le 4 janvier 2027 · essai gratuit de 14 jours, sans engagement.