VCA : obligations en Belgique, validité des diplômes, et comment ne pas le découvrir trop tard

Si votre entreprise envoie des techniciens travailler chez ses clients (maintenance, installation, nettoyage industriel, construction, électricité, HVAC), vous connaissez le VCA. En Belgique, il est devenu le passeport pour entrer sur un site industriel ou un chantier : le certificat d'entreprise ouvre la porte aux appels d'offres, les diplômes individuels ouvrent celle du chantier. Obtenir le VCA une première fois demande un vrai effort. Le maintenir ensuite, diplôme par diplôme, en demande un autre, plus discret et quotidien.

Quand ce suivi décroche, le scénario se déroule en quelques semaines :

1. Appel d'offresLe cahier des charges exige le VCA d'entreprise. Vous l'avez : vous cochez « conforme ».
2. Marché remportéLe chantier est planifié, les équipes sont affectées.
3. Quelques semaines plus tardIl faut enregistrer les techniciens sur le chantier et joindre leurs diplômes.
4. Diplômes périmésPlusieurs sont expirés. Aucune session d'examen n'est possible dans les délais.
5. Panique à bordPlanning refait à la dernière minute, remplaçants à trouver, autres chantiers retardés.

Personne n'a fait d'erreur. L'information est simplement arrivée trop tard.

Une obligation légale

Depuis l'arrêté royal du 7 avril 2023, toute personne qui travaille sur un chantier temporaire ou mobile en Belgique doit avoir suivi une formation de base en sécurité d'au moins huit heures, avant de commencer ou dans le mois qui suit. Cela vise les salariés, les employeurs qui travaillent eux-mêmes sur place et les indépendants. La notion de chantier est large : construction et génie civil, mais aussi maintenance, entretien, peinture et nettoyage. L'obligation, d'abord propre au secteur de la construction, s'étend donc à toute entreprise qui envoie du personnel sur ces sites, quelle que soit sa commission paritaire.

Il faut pouvoir démontrer à tout moment que la formation a été suivie, et l'attestation VCA est explicitement citée comme preuve recevable (SPF Emploi, formation de base en sécurité ; Acerta, 28/04/2023).

Cette obligation ne s'éteint pas une fois la formation suivie. Elle doit être répétée à intervalles réguliers, sauf si l'employeur peut démontrer que les connaissances de ses travailleurs restent à jour. Et une formation VCA ne vaut preuve que si l'examen a été réussi (Embuild, formation de base à la sécurité).

Une exigence contractuelle

Le VCA lui-même reste un système de certification volontaire (Prévention et Intérim). Mais de plus en plus de donneurs d'ordre (sites industriels, chimie, gestionnaires d'infrastructures) l'exigent de leurs sous-traitants. Sans certificat, votre offre n'est pas retenue ; sans diplôme, votre technicien n'entre pas sur le site.

Le mot « VCA » désigne deux niveaux, et tous deux demandent un suivi constant. C'est le second qui nous intéresse ici, parce qu'il se gère personne par personne.

Le certificat d'entreprise atteste que votre organisation gère la sécurité de manière structurée. Il est valable trois ans, avec un audit intermédiaire au moins une fois par an (BeSaCC-VCA, obtenir un certificat VCA).

Les diplômes individuels sont personnels et s'obtiennent par examen : VCA opérationnels pour les techniciens, VCA cadres pour ceux qui les encadrent. Un diplôme est valable dix ans à compter de la date d'examen, après quoi il faut repasser l'examen (BeSaCC-VCA, sécurité de base).

Le problème tient à la durée. Une échéance à dix ans, personne ne l'a en tête. Celui qui avait inscrit le technicien à l'examen a souvent changé de poste depuis, et le technicien ne pense pas à vérifier une date vieille d'une décennie.

Le diplôme appartient au travailleur, même si l'entreprise a payé la formation (BeSaCC-VCA). Quand il quitte l'entreprise, il l'emporte avec lui.

On vérifie le diplôme d'un nouveau à l'embauche, rarement celui d'un technicien en place depuis des années. Le risque se concentre donc sur les anciens, et il n'apparaît que le jour où un client, un auditeur ou un registre de chantier demande la liste.

1. Une date de fin par personne : dix ans après la date d'examen, pas après la formation ni l'embauche. Vérifiez-la dans le registre central des diplômes VCA (par numéro de diplôme, ou par nom et date de naissance), à l'embauche puis à chaque renouvellement.
2. Une alerte trois mois avant l'échéance, adressée à celui qui affecte les chantiers. Il faut ce délai pour trouver une session d'examen et libérer le technicien sans désorganiser le planning.
3. Un responsable nommé et une revue régulière, par exemple avant chaque audit intermédiaire. Elle couvre aussi les autres habilitations exigées : nacelle, chariot élévateur, attestations propres à un site.

Le module Habilitations et compétences de Senzy reprend ces trois règles. Pour la date de fin, l'écran Compétences liste les habilitations de l'entreprise employé par employé. Trois compteurs (valides, expirent bientôt, expirées) donnent l'état d'un coup d'œil, et le détail s'affiche en un clic.

Pour l'alerte, un email part avant chaque expiration, 30 jours avant par défaut, au porteur de la compétence. Le délai se règle au nombre de jours voulu, trois mois par exemple, et le destinataire aussi, pour que l'alerte arrive chez celui qui planifie. Pour la revue, un rapport de conformité exportable en PDF se joint au registre de chantier ou s'envoie à l'auditeur quand il demande « la liste ». Les véhicules, équipements et contrats se suivent au même endroit, avec la même logique d'échéances.

---

Sources : SPF Emploi — Formation de base en sécurité, chantiers temporaires ou mobiles (AR du 7 avril 2023) · Acerta — Nouvelles obligations de formation et de communication en matière de sécurité sur les chantiers temporaires ou mobiles (28/04/2023) · BeSaCC-VCA — Sécurité de base (B-VCA) · BeSaCC-VCA — Comment obtenir un certificat VCA · BeSaCC-VCA — Registre des diplômes · Contractor Safety Management — Centraal Diplomaregister · Embuild — Formation de base à la sécurité : exigences selon la CCT et l'AR (page non datée, consultée le 5/10/2026) · Prévention et Intérim — VCA. Ces règles peuvent évoluer : référez-vous aux sources officielles.