Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées lorsque vous visitez senzyapp.com, créez un compte, utilisez l'application my.senzyapp.com ou contactez Senzy, pourquoi elles le sont, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits.
Senzy est un service destiné aux professionnels. Le mot « client » désigne l'entreprise ou l'organisation qui souscrit au service ; « utilisateur » désigne toute personne qui se connecte à l'application avec un compte créé par un client ; « visiteur » désigne toute personne qui consulte le site vitrine.
1. Qui est responsable de vos données
Le service est exploité par Baptiste De Coker, exerçant sous le nom commercial Senzy, Rue Pierre Curie 32/1, 4630 Soumagne, Belgique, BCE 0788.581.789 (ci-après « Senzy » ou « nous »). Contact pour toute question relative aux données personnelles : support@senzyapp.com. Senzy n'est pas tenu de désigner un délégué à la protection des données et n'en a pas désigné.
Senzy intervient à deux titres différents, et vos droits s'exercent différemment selon le cas :
| Situation | Rôle de Senzy | Qui décide des finalités |
|---|---|---|
| Vous visitez le site, remplissez un formulaire, créez un compte, souscrivez un abonnement, contactez le support | Responsable du traitement | Senzy |
| Vous êtes employé, collaborateur ou contact d'un client qui a encodé vos données dans l'application (fiche employé, véhicule attribué, note de frais, formation, ticket…) | Sous-traitant agissant pour le compte du client | Le client, votre employeur ou donneur d'ordre |
Dans le second cas, Senzy ne traite vos données que sur instruction du client et conformément à l'accord de traitement des données (DPA) annexé aux Conditions générales. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord au client ; Senzy l'assiste dans sa réponse (voir section 7).
2. Quelles données sont traitées, et pourquoi
2.1 Données pour lesquelles Senzy est responsable du traitement
| Finalité | Données | Personnes concernées |
|---|---|---|
| Répondre à une demande envoyée via le formulaire de contact | Nom, adresse email, objet, message | Visiteurs |
| Créer le compte et la société lors de l'inscription | Prénom, nom, adresse email, mot de passe (stocké haché), langue ; nom de l'entreprise, taille, adresse, téléphone et email de l'entreprise, numéro de TVA, identifiant Peppol, prénom, nom et email du contact de facturation | Administrateur qui s'inscrit, contact de facturation |
| Vérifier le numéro de TVA | Numéro de TVA (interrogation du service VIES de la Commission européenne, résultat conservé) | Client |
| Traiter une demande de rattachement à une société existante | Prénom, nom, email, numéro de TVA de la société visée | Personne qui demande le rattachement |
| Gérer l'abonnement et la facturation | Email et nom du contact de facturation, nom et adresse de facturation, numéro de TVA, identifiant client et abonnement Stripe, historique de facturation, codes promotionnels utilisés. Senzy ne reçoit ni ne stocke aucun numéro de carte bancaire : le paiement est traité par Stripe. | Client, contact de facturation |
| Envoyer les emails de service (confirmation de compte, invitation, réinitialisation de mot de passe, fin d'essai, fin d'accès, seuils de stockage) | Adresse email, prénom, nom, langue, journal d'envoi (destinataire, type, horodatage, statut) | Utilisateurs, administrateurs |
| Fournir le support | Contenu des demandes et messages échangés, identité de l'auteur, société, plan, horodatages ; journal des sessions d'assistance ouvertes par Senzy sur le compte d'un client (motif, intention, durée) | Administrateurs et utilisateurs qui contactent le support |
| Assurer la sécurité du service | Identifiants de connexion, adresse IP et horodatage des connexions (conservés par notre hébergeur d'authentification), journaux d'exécution des tâches automatisées | Utilisateurs |
| Se connecter avec un compte Google ou Microsoft (optionnel) | Adresse email et nom transmis par le fournisseur d'identité, identifiant technique du compte | Utilisateurs qui choisissent cette option |
Senzy ne collecte aucune donnée à des fins publicitaires, ne pratique aucun profilage et ne revend aucune donnée.
2.2 Données traitées pour le compte des clients (Senzy sous-traitant)
Le client encode dans l'application les données nécessaires à la gestion de son parc et de son personnel. Par nature, elles peuvent inclure :
| Module | Catégories de données personnelles typiques |
|---|---|
| Employés et accès | Identité, email professionnel, téléphone, matricule, fonction, service, responsable hiérarchique, site de rattachement, date d'entrée, statut, droits d'accès, préférences d'affichage |
| Ressources (véhicules, téléphones, appareils, équipements, installations, stock) | Attribution d'une ressource à une personne, plaque, numéro de châssis, kilométrage, numéro de ligne, IMEI, numéros de série, historique d'attribution, photos des ressources |
| Contrats et fournisseurs | Coordonnées des contacts fournisseurs, responsables internes des contrats |
| Compétences et formations | Habilitations détenues, dates d'obtention et d'expiration, sessions suivies, présence, résultats, numéros de certificat, justificatifs, évaluations de formation, demandes de formation et leur motivation |
| Notes de frais | Dépenses déclarées, montants, dates, justificatifs, kilométrage, commentaires d'approbation, de rejet et de paiement |
| Tickets et incidents | Déclarant, personne assignée, description, échanges, informations sur des tiers impliqués (sinistres) |
| Champs libres et pièces jointes | Tout contenu que le client choisit d'y placer |
Le client est seul responsable de la licéité des données qu'il encode. Les données traitées dans l'application sont confidentielles et protégées comme telles (données RH, dépenses, attributions de matériel), mais l'application n'est pas conçue pour traiter les catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD (santé, appartenance syndicale, convictions, données biométriques ou génétiques, orientation sexuelle, origine ethnique). Si le client en encode malgré tout, par exemple dans un champ libre, une pièce jointe ou un justificatif, il le fait sous sa responsabilité et Senzy les traite avec le même niveau de protection que les autres données du client.
3. Sur quelle base légale
| Traitement | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Inscription, compte, fourniture de l'application, support, emails de service | Exécution du contrat (art. 6.1.b) — y compris pendant la période d'essai gratuit |
| Facturation, conservation des factures, vérification TVA | Obligation légale (art. 6.1.c) : législation comptable et TVA belge |
| Formulaire de contact, demande de rattachement | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b) |
| Sécurité, journaux, prévention de la fraude et des abus, journalisation des sessions d'assistance | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : protéger le service et les données des clients |
| Connexion via Google ou Microsoft | Exécution du contrat, à votre initiative |
| Données encodées par le client dans l'application | Déterminée par le client, responsable du traitement |
Senzy n'envoie aucune newsletter ni communication commerciale non sollicitée. Si une lettre d'information est proposée un jour, elle reposera sur votre consentement, révocable à tout moment.
4. Qui a accès à vos données
4.1 Au sein de Senzy
Senzy est exploité par une seule personne. L'accès de Senzy aux données des clients, via ses outils internes, est protégé par une authentification à deux facteurs, limité aux besoins du support et de la supervision du service, et journalisé : toute session d'assistance sur le compte d'un client est ouverte pour un motif déclaré, limitée à 60 minutes et enregistrée. Le journal de ces accès est conservé trois ans et communiqué au client sur demande.
4.2 Sous-traitants et destinataires
Senzy fait appel aux prestataires suivants, liés par contrat et tenus aux mêmes obligations de protection :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données | Encadrement du transfert |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd (Singapour) | Hébergement de la base de données, de l'authentification, des fichiers et des fonctions serveur | Union européenne — région AWS Stockholm (Suède) | Données dans l'UE ; clauses contractuelles types (module 2 et 3) intégrées au DPA Supabase v1 du 01/08/2026 pour les accès de maintenance éventuels |
| Netlify, Inc. (États-Unis) | Hébergement et diffusion du site et de l'application ; exécution des formulaires du site | Réseau de diffusion mondial ; aucune donnée client stockée durablement | Clauses contractuelles types intégrées au DPA Netlify du 09/06/2026 |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) et Stripe, Inc. (États-Unis) | Paiement, abonnements, émission des factures, portail de facturation | Union européenne et États-Unis | Data Privacy Framework (vérifié) et clauses contractuelles types |
| Horus Software SA (Belgique, BCE 0478.696.879), exploitant l'application Falco | Transmission des factures via le réseau Peppol | Union européenne — centres de données au Luxembourg | Prestataire établi dans l'UE, pas de transfert |
| Plus Five Five, Inc. (États-Unis), exploitant le service Resend | Envoi des emails de service et des rapports planifiés en pièce jointe | Région Union européenne | Data Privacy Framework et clauses contractuelles types intégrées au DPA Resend du 27/08/2026 |
| PDFShift SASU (128 rue la Boétie, 75008 Paris, France) | Génération des documents PDF (notes de frais, fiches de ressources, rapports) ; le contenu du document transite pour être converti et est renvoyé immédiatement, sans être stocké | Union européenne — centres de données OVH en France | Prestataire établi dans l'UE, pas de transfert ; DPA PDFShift signé |
| Commission européenne — service VIES | Vérification de la validité du numéro de TVA à l'inscription | Union européenne | Autorité publique, pas de transfert |
| Google Ireland Ltd. / Microsoft Ireland Operations Ltd. | Fournisseurs d'identité, uniquement si vous choisissez de vous connecter avec un compte Google ou Microsoft | Selon les conditions du fournisseur | Vous êtes lié par la politique de confidentialité du fournisseur choisi |
Le site vitrine peut afficher des contenus hébergés par des tiers : une image d'illustration servie par Pexels et des vidéos de démonstration YouTube, chargées uniquement lorsque vous cliquez sur « Lire » (mode sans cookie). Le chargement de ces contenus transmet votre adresse IP à ces prestataires.
Senzy peut également communiquer des données à une autorité publique lorsque la loi l'impose, et à ses conseils (expert-comptable, juriste) dans la stricte mesure nécessaire.
Aucune donnée n'est vendue, louée ni transmise à des fins de prospection.
4.3 Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis ; lorsqu'un accès depuis un pays tiers est possible, il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) ou par la certification du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Une copie des garanties peut être obtenue sur demande à support@senzyapp.com.
5. Combien de temps vos données sont conservées
Règle générale pour les comptes clients : 70 jours après la fin de votre abonnement ou de votre essai, sans réactivation, votre société et ses données sont supprimées, après deux rappels par email.
Concrètement : à la fin de l'accès (fin d'essai non converti ou fin effective d'un abonnement résilié), la société passe en lecture seule et ses données restent consultables et exportables. Un premier rappel est envoyé aux administrateurs 30 jours plus tard, un dernier avertissement à 37 jours, la société est suspendue à 40 jours, et Senzy procède à la suppression définitive à l'expiration du délai de 70 jours. Toute souscription d'un abonnement pendant cette période met fin au processus. La suppression porte sur la société, l'ensemble des données encodées, les fichiers stockés et les comptes de connexion de ses utilisateurs ; elle est irréversible.
Le client peut à tout moment demander la suppression anticipée de sa société en écrivant à support@senzyapp.com ; Senzy l'exécute dans les 30 jours après vérification de l'identité du demandeur (administrateur de la société).
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données du compte et données encodées dans l'application | Durée du contrat, puis 70 jours selon la règle ci-dessus |
| Journal d'audit des modifications (historique dans l'application) | 12, 24 ou 36 mois selon le plan souscrit, dans la limite de la durée du contrat |
| Rapports planifiés archivés | 12 mois |
| Messages du formulaire de contact | 1 an |
| Demandes de rattachement à une société | 1 an |
| Demandes de support et échanges associés | 1 an après la fin d'accès de la société concernée |
| Journal des sessions d'assistance de Senzy | 3 ans |
| Journaux d'envoi des emails de service | 1 an |
| Journaux techniques d'exécution | 90 jours |
| Trace de la suppression d'une société (nom, n° de TVA, dates, auteur de l'opération) | 3 ans |
| Factures et données comptables | 7 ans (obligation légale belge), conservées chez Stripe et dans la comptabilité de Senzy |
| Données de connexion (journaux d'authentification de l'hébergeur) | Selon la politique de l'hébergeur |
6. Comment vos données sont protégées
Senzy applique des mesures proportionnées à la nature des données traitées :
- Isolation par client : chaque donnée est rattachée à une société et les règles d'accès sont appliquées au niveau de la base de données elle-même, pas seulement dans l'interface ;
- Chiffrement en transit (TLS) et au repos, assuré par les hébergeurs ;
- Gestion des droits par le client : permissions par module (aucun accès, ses propres données, lecture, modification) et par site ; un utilisateur ne voit que ce que son administrateur lui a ouvert ;
- Authentification : mots de passe stockés hachés, exigences de complexité, connexion possible via un fournisseur d'identité, authentification à deux facteurs obligatoire pour le personnel de Senzy ;
- Traçabilité : journal des modifications consultable par les administrateurs du client, journalisation de tout accès du support de Senzy ;
- Suppression effective : les fichiers supprimés dans l'application sont retirés du stockage par une file de purge ; les données d'une société supprimée sont effacées de la base et du stockage ;
- Sauvegardes : réalisées par l'hébergeur de la base de données ; elles sont chiffrées et ne servent qu'à la reprise après incident.
Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, Senzy notifie l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et informe les clients concernés sans délai indu, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD et au DPA.
7. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et, lorsque le traitement repose sur le contrat, de portabilité (art. 15 à 21 RGPD).
Si vous êtes un employé ou un contact d'un client de Senzy, vos données sont traitées pour le compte de votre employeur ou donneur d'ordre : adressez votre demande à celui-ci. Il dispose dans l'application des outils pour consulter, corriger, exporter et supprimer vos données ; Senzy l'assiste si nécessaire. Si vous vous adressez directement à Senzy, nous transmettrons votre demande au client concerné et vous en informerons.
Si vous êtes en relation directe avec Senzy (visiteur, personne qui s'inscrit, administrateur, contact de facturation), écrivez à support@senzyapp.com. Senzy répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, après vérification raisonnable de votre identité. L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be) ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence (CNIL en France, CNPD au Luxembourg).
8. Cookies et stockage local
Le site vitrine senzyapp.com ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de traceur publicitaire. Aucune bannière de consentement n'est donc affichée.
L'application my.senzyapp.com utilise le stockage local du navigateur (localStorage), strictement nécessaire à son fonctionnement : jeton de session pour vous maintenir connecté, et préférences d'affichage (état du menu, recherches récentes, vue choisie). Ces informations restent sur votre appareil, ne sont pas transmises à des tiers et ne servent pas à vous suivre. Elles ne requièrent pas de consentement au sens de la réglementation ePrivacy. Vous pouvez les effacer à tout moment via les réglages de votre navigateur ; vous serez alors déconnecté.
Si Senzy met en place un jour une mesure d'audience, elle sera choisie sans cookie et sans identification des visiteurs, et cette section sera mise à jour avant son activation.
9. Divers
Mineurs. Le service est réservé aux professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Senzy ne collecte pas sciemment de données les concernant.
Décisions automatisées. Senzy ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé. Les alertes automatiques de l'application (échéances, seuils, rappels) sont configurées par le client et n'ont pas d'effet sur les personnes en dehors de l'organisation du client.
Modifications. Cette politique peut être modifiée pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est signalée aux administrateurs des clients par email ou dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La version en ligne, datée, fait foi.
Contact. support@senzyapp.com — Baptiste De Coker, Rue Pierre Curie 32/1, 4630 Soumagne, Belgique.
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