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Notes de frais : saisie, kilométrage, approbation, PDF

L’employé saisit, le manager approuve, la comptabilité paie : un circuit configurable, des justificatifs rattachés, un PDF par note.

Essai gratuit — 14 jours Voir les tarifs

Le problème

Sans outil, voilà ce qui arrive

Des tickets de caisse agrafés à une feuille, remis en fin de mois, et un manager qui approuve sans vraiment regarder.

Le trajet a été remboursé au mauvais taux kilométrique, celui de l’année dernière.

Qui a validé cette note, et quand ? La réponse est quelque part dans un fil de mails.

La solution

Ce que Senzy fait

Une saisie ligne par ligne

Dépenses avec catégorie, TVA préremplie selon le pays de la note et mode de paiement ; lignes kilométriques calculées automatiquement depuis le taux de l’entreprise.

Les justificatifs au bon endroit

Jusqu’à dix fichiers par ligne et par note : PDF, photos, Word ou Excel, rattachés dès la création.

Un circuit de validation figé à la soumission

Règle par défaut (manager ou validateurs désignés), auto-approbation sous un seuil, règles spécifiques par montant ou département. Personne ne valide sa propre note.

Approbation et paiement tracés

Brouillon, soumis, approuvé, rejeté, payé : chaque décision est horodatée avec son auteur. Le rejet exige un motif, visible par l’employé.

Un PDF par note

Référence unique, détail des lignes, historique des validations et liste des justificatifs : le document prêt pour la comptabilité.

Notifications à chaque étape

L’employé, le manager et l’équipe paiement sont prévenus par email quand une note attend leur décision ou change de statut.

Fonctionnalités détaillées

Cinq statuts : brouillon, soumis, approuvé, rejeté, payé (définitif)
Dépenses avec catégorie, taux de TVA prérempli selon le pays de la note, mode de paiement, remboursement
Lignes kilométriques : montant calculé (kilomètres × taux), taux figé sur la note à l’enregistrement
Justificatifs par ligne et par note : dix fichiers de 10 Mo, PDF, images, Word, Excel
Règle de validation par défaut : manager de l’employé ou validateurs désignés, approbateurs de secours
Auto-approbation sous un seuil configurable
Règles spécifiques multi-étapes par tranche de montant ou département, avec simulateur « Tester une règle »
Rejet et remise en attente motivés, motif visible par l’employé
Managers : notes de leurs collaborateurs directs, filtre « Mon équipe » ; boutons « À traiter » et « À payer »
Équipe paiement dédiée, notifiée à l’approbation finale
Création d’une note pour le compte d’un tiers
Traitement en série : approuver, payer, exporter plusieurs notes d’un coup
Export PDF par note (référence EXP-année-numéro) et export CSV de la liste
TVA désactivable pour toute la société

Première page du PDF, cliquer pour agrandir

Le document que vous envoyez

Une note de frais prête pour la comptabilité

Exportée en un clic depuis la note, à l’en-tête de votre société : lignes, TVA, indemnités kilométriques, décision d’approbation et historique des actions.

Référence unique, employé, période et devise
Chaque ligne avec sa catégorie, son mode de paiement, le HT et la TVA
Totaux HT, TVA et TTC, part à rembourser
Validation datée et signée, historique des actions, justificatifs

Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.

Qui voit quoi

Comme chaque module de Senzy, Notes de frais a ses propres droits, réglés indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. Les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.

Chaque employé voit ses propres notes ; un manager voit aussi celles de ses collaborateurs directs ; le droit « Voir » ouvre toutes les notes de l’entreprise et « Modifier » ajoute la validation et le paiement.

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Pour qui

Nettoyage

Des chefs d’équipe qui roulent d’un client à l’autre : trajets saisis en kilomètres, remboursés au taux de l’entreprise.

Construction

Achats de dépannage sur chantier, photo du ticket jointe à la ligne, approuvés par le conducteur de travaux.

PME de services

Frais de déplacement et de repas validés par le manager, payés par la comptabilité, archivés en PDF.

Questions fréquentes

Un manager peut-il approuver sa propre note ?

Non. Si le porteur de la note est le validateur prévu, les approbateurs de secours prennent le relais.

Comment est calculée une indemnité kilométrique ?

Kilomètres × taux de l’entreprise, sans TVA. Le taux en vigueur est figé sur la note à l’enregistrement : si le taux change ensuite, la fiche affiche les deux valeurs.

Peut-on corriger une note déjà soumise ?

L’employé peut retirer la soumission, ce qui ramène la note en brouillon et efface les validations déjà obtenues. Une note approuvée peut être remise en attente par un utilisateur autorisé, avec un motif.