Notes de frais : saisie, kilométrage, approbation, PDF
L’employé saisit, le manager approuve, la comptabilité paie : un circuit configurable, des justificatifs rattachés, un PDF par note.
Nettoyage
Des chefs d’équipe qui roulent d’un client à l’autre : trajets saisis en kilomètres, remboursés au taux de l’entreprise.
Construction
Achats de dépannage sur chantier, photo du ticket jointe à la ligne, approuvés par le conducteur de travaux.
PME de services
Frais de déplacement et de repas validés par le manager, payés par la comptabilité, archivés en PDF.
Ce qui se perd entre le ticket et le virement
Des tickets de caisse agrafés à une feuille…
…remis en fin de mois, et un manager qui approuve sans vraiment regarder.
Le trajet a été remboursé au mauvais taux.
Le taux kilométrique de l’année dernière.
Qui a validé cette note, et quand ?
La réponse est quelque part dans un fil de mails.
Ce que Senzy fait
Une saisie ligne par ligne
Dépenses avec catégorie, TVA préremplie selon le pays de la note et mode de paiement ; lignes kilométriques calculées automatiquement depuis le taux de l’entreprise.
Les justificatifs au bon endroit
Jusqu’à dix fichiers par ligne et par note : PDF, photos, Word ou Excel, rattachés dès la création.
Un circuit de validation figé à la soumission
Règle par défaut (manager ou validateurs désignés), auto-approbation sous un seuil, règles spécifiques par montant ou département. Personne ne valide sa propre note.
Approbation et paiement tracés
Brouillon, soumis, approuvé, rejeté, payé : chaque décision est horodatée avec son auteur. Le rejet exige un motif, visible par l’employé.
Un PDF par note
Référence unique, détail des lignes, historique des validations et liste des justificatifs : le document prêt pour la comptabilité.
Notifications à chaque étape
L’employé, le manager et l’équipe paiement sont prévenus par email quand une note attend leur décision ou change de statut.
Première page du PDF, cliquer pour agrandir
Une note de frais prête pour la comptabilité
Exportée en un clic depuis la note, à l’en-tête de votre société : lignes, TVA, indemnités kilométriques, décision d’approbation et historique des actions.
- Référence unique, employé, période et devise
- Chaque ligne avec sa catégorie, son mode de paiement, le HT et la TVA
- Totaux HT, TVA et TTC, part à rembourser
- Validation datée et signée, historique des actions, justificatifs
Document généré sur la société de démonstration : les noms et les montants sont fictifs, la mise en page est celle que reçoivent vos destinataires.
Questions fréquentes
Un manager peut-il approuver sa propre note ?
Non. Si le porteur de la note est le validateur prévu, les approbateurs de secours prennent le relais.
Comment est calculée une indemnité kilométrique ?
Kilomètres × taux de l’entreprise, sans TVA. Le taux en vigueur est figé sur la note à l’enregistrement : si le taux change ensuite, la fiche affiche les deux valeurs.
Peut-on corriger une note déjà soumise ?
L’employé peut retirer la soumission, ce qui ramène la note en brouillon et efface les validations déjà obtenues. Une note approuvée peut être remise en attente par un utilisateur autorisé, avec un motif.
Les notes de frais sont-elles disponibles sur le plan Essentiel ?
Non. Elles font partie des plans Maîtrise et Envergure, comme les règles de validation spécifiques.
Qui voit les données de ce module ?
Les droits se règlent module par module, indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. Chaque employé voit ses propres notes ; un manager voit aussi celles de ses collaborateurs directs ; le droit « Voir » ouvre toutes les notes de l’entreprise et « Modifier » ajoute la validation et le paiement.
Peut-on limiter l’accès par site ?
Pas directement. La portée par site, réglée pour chaque utilisateur, s’applique aux fiches du personnel, aux véhicules, aux équipements, aux contrats et aux tickets. Les notes de frais suivent la permission du module et le lien entre un manager et ses collaborateurs directs.
Le nombre d’utilisateurs est-il limité ?
Non, les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.
Fonctionnalités détaillées
Voir les 14 fonctionnalitésReplier
- Cinq statuts : brouillon, soumis, approuvé, rejeté, payé (définitif)
- Dépenses avec catégorie, taux de TVA prérempli selon le pays de la note, mode de paiement, remboursement
- Lignes kilométriques : montant calculé (kilomètres × taux), taux figé sur la note à l’enregistrement
- Justificatifs par ligne et par note : dix fichiers de 10 Mo, PDF, images, Word, Excel
- Règle de validation par défaut : manager de l’employé ou validateurs désignés, approbateurs de secours
- Auto-approbation sous un seuil configurable
- Règles spécifiques multi-étapes par tranche de montant ou département, avec simulateur « Tester une règle »
- Rejet et remise en attente motivés, motif visible par l’employé
- Managers : notes de leurs collaborateurs directs, filtre « Mon équipe » ; boutons « À traiter » et « À payer »
- Équipe paiement dédiée, notifiée à l’approbation finale
- Création d’une note pour le compte d’un tiers
- Traitement en série : approuver, payer, exporter plusieurs notes d’un coup
- Export PDF par note (référence EXP-année-numéro) et export CSV de la liste
- TVA désactivable pour toute la société
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