Gestion des incidents : signaler par QR code, suivre jusqu’à la résolution
Un formulaire, quatre portes d’entrée, des files par domaine : chaque incident trouve la bonne équipe et garde sa trace.
Sans outil, voilà ce qui arrive
La fuite dans les sanitaires a été signalée trois fois par trois personnes, à trois collègues différents.
Le pare-brise fissuré a été réparé, mais personne n’a prévenu le chauffeur qui l’avait signalé.
Combien d’incidents ce mois, sur quels bâtiments, résolus en combien de temps ? Personne ne peut le dire.
Ce que Senzy fait
Signaler en scannant
Un scan du QR code d’un véhicule, d’une installation ou d’un équipement ouvre le formulaire, ressource déjà reliée, même sans compte disposant du module. Le même formulaire est disponible depuis le module, le tableau de bord et chaque fiche.
Des files qui décident qui voit quoi
Sanitaire, flotte, bâtiment, RH : chaque ticket rejoint une file dont les membres sont désignés. Une règle de routage par module dirige automatiquement les tickets créés depuis une fiche ou un QR code.
Priorité, échéance, assignation
Critique, haute, normale ou basse : l’échéance se préremplit, de J+1 à J+14. Le ticket est assigné, passe de « nouveau » à « en cours », « en attente », « résolu » puis « clôturé », chaque changement étant tracé.
Un fil public et des notes internes
Dialoguez avec le déclarant dans le fil ; échangez entre intervenants en notes internes, qu’il ne voit jamais. Pièces jointes et coût réel sur la fiche.
Les bonnes personnes prévenues
Création, assignation, message, résolution : email et notification dans l’application, chacun réglant son volume. Invitation calendrier (.ics) pour l’échéance.
Un rapport dédié
Volume par file, taux et délai moyen de résolution, répartition par nature, coût total, tickets en retard.
Fonctionnalités détaillées
- Référence unique (TCK-0001…), nature, priorité, échéance, file, site, localisation, coût réel
- Quatre portes d’entrée : module, tableau de bord, onglet Tickets d’une fiche, QR code de l’actif
- Déclaration par QR code, même sans compte disposant du module
- Ressource liée : véhicule, installation, équipement, appareil, ligne téléphonique, article de stock
- Files par domaine, accès accordé explicitement, drapeau superviseur « toutes les files », files sensibles signalées
- Routage automatique par module de ressource et file de repli
- Cinq statuts : nouveau, en cours, en attente, résolu, clôturé ; horodatage de la résolution
- Échéance préremplie selon la priorité : critique J+1, haute J+3, normale J+7, basse J+14
- Fil public avec le déclarant, notes internes entre intervenants, pièces jointes
- Bloc sinistre pour les tickets liés à un véhicule : constat, numéro de sinistre, tiers impliqué
- Notifications email et dans l’application réglables par chacun ; export .ics de l’échéance
- Historique complet des changements avec leur auteur
- Onglet Tickets du module Rapports : volume, délais, nature, coût, retards
Qui voit quoi
Comme chaque module de Senzy, Gestion des incidents a ses propres droits, réglés indépendamment des autres : aucun accès, « Mes données », lecture ou modification. Les utilisateurs sont illimités sur tous les plans.
En mode « Mes données », un employé déclare des tickets et suit les siens (déclarés par lui ou assignés à lui) ; c’est l’appartenance à une file qui ouvre les tickets des autres.
Voir la FAQ des tarifsPour qui
Un QR code par local technique : l’occupant signale, la file Bâtiment prend en charge, le rapport mesure le délai.
Les agents signalent sur place un distributeur vide ou une porte cassée, le client n’a plus à appeler.
Pare-brise, voyant moteur, sinistre : le chauffeur scanne, la file Flotte traite, le bloc sinistre garde le constat.
Questions fréquentes
Faut-il un compte Senzy pour signaler un incident ?
Le scan du QR code d’un actif ouvre le formulaire de déclaration, même sans compte disposant du module. Le ticket arrive pré-relié à la ressource et rejoint la file prévue par la règle de routage.
Qui voit un ticket ?
Les membres de sa file, les superviseurs « toutes les files » et les administrateurs, ainsi que son déclarant et son assigné. C’est la file qui décide, pas le site ni le département.
Le déclarant peut-il lire les notes internes ?
Jamais, ni à l’écran ni par email. Le mode interne est signalé par un cadre ambre et un cadenas avant l’envoi.
Que deviennent les tickets si je redescends vers un plan sans le module ?
Ils restent consultables, mais toute écriture est refusée, y compris l’ajout d’un message.
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